Ongewenste omgangsvormen

Niemand wil last hebben van (seksuele) intimidatie, pesten, agressie en discriminatie. Dit is ziekmakend voor de persoon, maar ook voor de organisatie. Als jij als persoon ongewenste omgangsvormen ervaart, dan is hier wettelijk gezien sprake van.

Schending van zakelijke integriteit

Naast het melden van ongewenste omgangsvormen, moet iedereen op een veilige manier kunnen melden als er sprake is van schending van zakelijke integriteit. Denk daarbij aan belastingfraude, het manipuleren van cijfers, misbruik van bedrijfsmiddelen, enzovoort. 

Ik ben een LVV-Registervertrouwenspersoon

In deze rol luister ik naar het verhaal van de melder en samen gaan we kijken welke stappen de melder het beste kan zetten en hoe ik daarin kan ondersteunen. Ik sta daarbij naast de melder en help hem in het vinden van de oplossing van het ontstane probleem. Ik volg de afhandeling van de klacht en let erop of de gemaakte afspraken helder genoeg zijn en nagekomen worden. 

Extern Vertrouwenspersoon

Voor een melder is veiligheid en vertrouwelijkheid van het allergrootste belang. Ook de neutraliteit en onafhankelijkheid moeten gegarandeerd zijn. Eigenlijk kan dat alleen als je als organisatie kiest voor een externe Vertrouwenspersoon. Van een Vertrouwenspersoon kan het volgende verwacht worden:

 

  1. Luisteren en ondersteunen: Ik bied een vertrouwelijk en empathisch luisterend oor aan mensen die met problemen te maken hebben. Ik zorg ervoor dat de betrokkenen zich gehoord en begrepen voelen.
  2. Adviseren: Ik geef advies over mogelijke stappen die de melder kan nemen om hun problemen aan te pakken, inclusief het doorverwijzen naar interne of externe bronnen voor verdere hulp of begeleiding, zoals bijvoorbeeld een mediator.
  3. Vertrouwelijkheid waarborgen: Het handhaven van strikte vertrouwelijkheid is een essentieel onderdeel van de rol van een extern vertrouwenspersoon. Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat hun informatie veilig is en niet zonder hun toestemming wordt gedeeld.
  4. Rapporteren: Afhankelijk van de afspraken met de organisatie, kan ik periodieke rapporten uitbrengen over trends, problemen of zorgen die binnen de organisatie zijn geïdentificeerd, zonder de vertrouwelijke informatie van individuele betrokkenen te onthullen.
  5. Voorlichting en preventie: Ik kan ook een rol spelen in het bevorderen van een gezonde werkcultuur door voorlichting te geven over beleidsmaatregelen, procedures en gedragsnormen binnen de organisatie om problemen en conflicten te voorkomen.

 

Hieronder kun je meer lezen over het wetsvoorstel dat erop gericht is om het de aanstelling van een (extern)Vertrouwenspersoon te verplichten.

De context

Pesten, roddelen, (seksuele) intimidatie, discriminatie en bedreiging … ongewenste omgangsvormen die kunnen plaatsvinden op elke werkvloer. Uit onderzoek blijkt zelfs dat ruim 1,2 miljoen werknemers hiermee (op dagelijkse basis) te maken hebben. De gevolgen voor deze werknemers zijn groot, zij kunnen door psychosociale arbeidsbelasting (volledig) uitvallen. Werkgevers zijn dan ook op grond van huidige wetgeving al verplicht om het risico hierop zoveel mogelijk te voorkomen.

Voormalig Tweede Kamerlid Wim-Jan Renkema is van mening dat vertrouwenspersonen een grote rol kunnen spelen bij het beperken van (de gevolgen van) ongewenste omgangsvormen. Daarom heeft hij een wetsvoorstel ingediend dat werkgevers – kort en goed - verplicht tot het instellen van een dergelijke functionaris. Hieronder zal ik kort uiteenzetten wat het wetsvoorstel inhoudt en wat het betekent voor werkgevers als de Eerste Kamer eveneens instemt.

Het wetsvoorstel

Het wetsvoorstel bevat de volgende belangrijke onderdelen:

  • Werkgevers met ten minste tien werknemers (een aangenomen amendement zondert kleine werkgevers uit) zijn verplicht tot het instellen van in ieder geval één interne of externe vertrouwenspersoon (dit kan ook via de branchevereniging of arbodienst).
  • Deze vertrouwenspersoon moet: (i) beschikken over voldoende deskundigheid en ervaring (gewenst om enige vorm van scholing te volgen) en, (ii) onafhankelijk en zelfstandig kunnen handelen (werkgever moet hierin faciliteren door bijv. budget voor een spreekruimte ter beschikking te stellen).
  • De vertrouwenspersoon krijgt wettelijk een aantal ‘basis’ taken zoals: (i) opvangen, begeleiden en adviseren van een werknemer die te maken heeft (gehad) met ongewenste omgang, (ii) het geven van voorlichting aan werknemers en, (iii) het afleggen van verantwoording over de verrichte werkzaamheden.
  • De wet legt deze vertrouwenspersoon geheimhouding op én bevat een benadelings- en opzegverbod. Dat wil zeggen dat deze persoon niet mag worden benadeeld (in salarisverhogingen, promoties etc. ) en deze niet mag worden ontslagen vanwege het bekleden van de vertrouwenspersoonsfunctie.
  • (Indien aanwezig) krijgt de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging het recht om instemming te geven op de aanstelling, verlenging of beëindiging van de vertrouwenspersoon.

De Tweede Kamer heeft deze wet aangenomen en het is nu aan de Eerste Kamer om dit voorstel op kwaliteit te toetsen (rechtmatigheid, uitvoerbaarheid, handhaafbaarheid). De Eerste Kamer kan hiertoe vragen stellen aan de initiatiefnemer en zal vervolgens voor óf tegen invoering van de wet stemmen.

Ten slotte is het nog van belang om te benoemen dat de wet waarschijnlijk gefaseerd in werking zal treden – dat wil zeggen dat grote werkgevers (met meer dan een paar honderd werknemers) als eerste aan de plicht moeten voldoen. En dat de Arbeidsinspectie de bevoegdheid krijgt om bij niet-naleving van de verplichting een ‘eis tot naleving’ op te leggen en uiteindelijk een bestuurlijke boete van tussen de € 1.500 en de € 3.000.

Huidige verplichtingen voor een werkgever

Hierboven werd al even kort gerefereerd aan de verplichtingen die een werkgever onder het huidige recht heeft om ongewenste omgangsvormen en psychosociale arbeidsbelasting te voorkomen. Concreet houdt dit in dat de werkgever:

  • Een risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) uit moet voeren, waarmee alle arbeidsrisico’s (zowel fysieke als psychosociale) die kunnen voorkomen in beeld worden gebracht.
  • Vervolgens een Plan van Aanpak opstelt, waarin is opgenomen:
    • welke maatregelen genomen zullen worden om de risico’s te beperken (denk aan: opstellen van een gedragscode en een klachtenprocedure, voorlichten van werknemers, veranderen van de organisatiecultuur, instellen van een vertrouwenspersoon – dit laatste zal dus waarschijnlijk een verplichting worden).
    • binnen welke termijn deze maatregelen doorgevoerd zullen worden, en;
    • wie binnen de organisatie van werkgever hiervoor de verantwoordelijkheid draagt (zou een/de HR-(medewerker/manager) of een compliance officer kunnen zijn).

Concluderend

Ondanks andere berichten op internet, is het op dit moment voor werkgevers (ongeacht het aantal in dienst zijnde werknemers) nog niet verplicht om een vertrouwenspersoon aan te stellen. Dit zal – als de Eerste Kamer instemt met het wetsvoorstel – veranderen. Maar ook zonder de wettelijke verplichting kan het instellen van een vertrouwenspersoon helpen om ongewenste omgangsvormen tegen te gaan. Daarnaast is een werkgever wel verplicht om te inventariseren in hoeverre het risico op psychosociale belasting bestaat én om hiertegen maatregelen in te voeren.